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Ordem de serviço de ótica: o que não pode faltar
A O.S. é o documento mais importante da ótica. É ela que liga o cliente, a receita, a armação escolhida, a lente pedida, o laboratório e a data prometida. Quando ela é bem feita, o resto se organiza sozinho. Quando é preenchida pela metade, o retrabalho vira rotina.
O grau, escrito do jeito que o laboratório lê
Parece óbvio, mas é onde mais se erra. A O.S. precisa carregar, separado por olho:
- Esférico (com o sinal certo — trocar + por − refaz o par)
- Cilíndrico e eixo
- Adição, quando for multifocal ou perto
- DNP de cada olho, e altura de montagem
- Se há grau separado para longe e para perto
Um campo em branco aqui é um telefonema do laboratório amanhã — ou, pior, uma lente errada montada.
Guarde a receita junto. Uma foto da receita anexada à O.S. resolve discussão futura. Quando o cliente reclama que "não enxerga direito", a primeira pergunta é se o grau montado é o da receita. Sem a foto, é a palavra de um contra a do outro.
As medidas da armação
Aro, ponte, haste e altura. São elas que dizem ao laboratório como a lente vai ser cortada. Muita ótica anota só o modelo da armação e conta com o laboratório adivinhar — e o laboratório adivinha errado quando a armação é de fornecedor pequeno.
Anote também de quem é a armação: se veio do seu estoque ou se o cliente trouxe a dele. Armação do cliente muda a conversa sobre garantia se quebrar na montagem.
A lente, com nome e sobrenome
"Lente multifocal" não é informação. O que serve é: fabricante, linha, índice e tratamentos. É isso que define o preço, o prazo e o que o cliente vai receber.
E é isso que te protege quando ele volta em oito meses dizendo que pagou por antirreflexo. Se está na O.S., acabou a discussão.
Laboratório, prazo e situação
Três campos que valem por um sistema inteiro de acompanhamento:
- Para qual laboratório foi o pedido
- Quando foi enviado e qual o prazo dado por ele
- Em que pé está: aguardando, enviado, pronto, entregue
Com isso, quando o cliente liga perguntando, quem atende responde em cinco segundos em vez de gritar para os fundos da loja. E você consegue ver, numa lista só, tudo que está atrasado — que é o que gera reclamação.
A data prometida — e a que você promete
Ótica boa promete com folga. Se o laboratório dá 7 dias, prometa 10. Entregar antes do prazo gera um cliente satisfeito; entregar em cima gera um cliente ansioso ligando duas vezes.
E anote a data na O.S., não na cabeça. Prazo combinado que não está escrito vira "mas você me falou que era terça".
O pagamento na própria O.S.
Quanto foi, quanto entrou de sinal, quanto falta e como o cliente vai pagar. Se é carnê, quantas parcelas e quando vencem.
O motivo é prático: na hora da entrega, quem atende precisa saber se tem saldo a receber antes de entregar o óculos. Óculos entregue com saldo esquecido é dinheiro que raramente volta.
Duas vias, e por quê
Uma via fica com o cliente, outra na loja. A do cliente é o comprovante dele — e é ela que ele traz quando volta. A da loja é a que acompanha o serviço.
Na via do cliente, mantenha visível: número da O.S., data prevista, o que foi comprado e o saldo. Esconda o custo e o fornecedor — informação interna não vai para a rua.
Um cuidado com dado pessoal: não é preciso imprimir CPF completo na via que sai da loja. Número de O.S. e nome bastam para identificar. Documento completo em papel que anda por aí é risco desnecessário.
Conferência rápida antes de enviar ao laboratório
Um hábito de 30 segundos que evita a maior parte do retrabalho — leia em voz alta antes de mandar:
- Os sinais do grau estão certos, olho por olho?
- DNP e altura estão preenchidos?
- A lente tem fabricante, índice e tratamento escritos?
- As medidas da armação estão lá?
- O prazo prometido ao cliente é maior que o do laboratório?
