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Controle de estoque na ótica: armação, lente e o que sempre some
Pergunte a qualquer dono de ótica quantas armações ele tem na loja. A resposta vem com um número redondo e um "mais ou menos". Esse "mais ou menos" é dinheiro parado que ninguém consegue enxergar — e é onde o lucro se esconde.
Armação e lente não se controlam do mesmo jeito
Esse é o erro de origem de quase todo sistema genérico. Ele foi feito para uma loja onde tudo é igual: entra peça, sai peça. Ótica não é assim.
Armação é peça física
Você conta, ela tem cor, tamanho, referência do fabricante, e fica pendurada na parede. Faz todo sentido controlar saldo, fazer inventário e saber quantas você tem de cada modelo.
Lente costuma ser encomenda
Na maioria das óticas, a lente é pedida ao laboratório depois da venda, já com o grau daquele cliente. Ela não fica em prateleira. Se o sistema exige saldo positivo para vender, ele trava a venda no balcão — e o vendedor aprende a "dar um jeito", que é o começo da bagunça.
O que pedir ao sistema: um tipo de produto que não controla saldo, ou a permissão para a lente ficar negativa. Sem isso, ou você para a venda, ou o vendedor cadastra a lente errada só para conseguir fechar.
Cada fornecedor chama a mesma peça de um jeito
A armação que você vende como "AR-1042 preta" chega na nota do fornecedor A como "1042PT" e na do fornecedor B, que vende a mesma linha, como "RB1042/PRE". Na hora de lançar a nota de entrada, ninguém acha o produto — e cria um novo.
Em seis meses você tem a mesma armação cadastrada três vezes, cada uma com um pedaço do estoque. O relatório mente e a compra é feita errada.
A saída é o sistema guardar o código de cada fornecedor para cada produto. Aí a nota chega, ele reconhece pelo código do fornecedor e joga no produto certo, sem duplicar.
O inventário que fecha
Inventário não é uma tarde inteira contando tudo. Ótica que faz uma vez por ano, faz mal. O que funciona é contagem por partes:
- Conte um grupo por semana — solar numa semana, infantil na outra, uma marca por vez
- Conte antes de abrir ou depois de fechar, nunca com movimento
- Registre a diferença, não só o número certo. A diferença é a informação
- Procure o motivo das diferenças grandes antes de ajustar. Ajustar sem entender é apagar a pista
Os furos que ninguém vê
A peça que foi para o conserto
Cliente deixa o óculos, a loja troca a haste usando uma peça do estoque, e ninguém dá baixa. Some devagar, todo mês.
A armação emprestada para o vendedor
Sai da loja para "usar e mostrar". Volta arranhada ou não volta. Se não tem registro, não tem cobrança.
A venda cancelada que não voltou
A venda foi desfeita no sistema, mas a peça ficou na gaveta em vez de voltar para a vitrine. O sistema diz que tem, a parede diz que não.
A troca em garantia
Entrou peça nova para o cliente, saiu a defeituosa para o fornecedor. Se as duas pontas não são registradas, o estoque fica devendo uma.
O teste de 5 minutos: escolha três modelos ao acaso, conte na parede e compare com a tela. Se dois dos três baterem, seu controle está razoável. Se nenhum bater, o problema não é o sistema — é que ninguém está registrando saída.
Compre pelo giro, não pela memória
A pergunta que decide a compra não é "o que está acabando", é "o que vende". Estoque parado é dinheiro que você já gastou e ainda não recebeu de volta.
Duas listas resolvem quase tudo:
- O que mais saiu nos últimos 90 dias — é o que você repõe sem pensar
- O que não saiu em 180 dias — é o que vira promoção, kit ou devolução ao fornecedor
Se o seu sistema não te dá essas duas listas em dois cliques, você está comprando pela memória do representante.
Etiqueta e código de barras
Parece detalhe de loja grande, mas resolve dois problemas de uma vez: a venda fica mais rápida no balcão e o inventário deixa de depender de alguém decifrar letra. Uma etiqueta com código e preço, impressa da própria ficha do produto, é das coisas mais baratas que dão retorno na ótica.
