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Trocar de sistema de ótica sem parar a loja
Muita ótica aguenta anos com um sistema ruim por causa de dois medos: perder os dados dos clientes e ficar sem vender durante a troca. Os dois são legítimos — e os dois se resolvem com ordem, não com sorte.
Primeiro: os dados são seus
Antes de qualquer coisa, saiba disso: a base de clientes, as receitas e o histórico de vendas da sua loja pertencem a você, não à empresa do sistema. Você tem o direito de pedir uma cópia.
Peça por escrito, por e-mail ou pelo canal oficial, e guarde a resposta. Empresa séria entrega. Empresa que enrola, enrola mais quando percebe que você está de saída — por isso peça antes de anunciar que vai trocar.
Formato importa. Peça em CSV ou Excel, não em PDF. PDF é foto do dado, não o dado. Se vier PDF, alguém vai ter que redigitar tudo.
O que realmente vale levar
Não é tudo. Migrar dez anos de histórico costuma custar caro e servir pouco. O que vale:
- Clientes: nome, telefone, CPF, endereço, data de nascimento
- Receitas: pelo menos a última de cada cliente, com a data
- Produtos: descrição, referência, código do fornecedor, preço e saldo atual
- Contas a receber em aberto: quem deve, quanto e quando vence
O que costuma não valer a pena: vendas antigas já quitadas, movimentações de caixa de anos anteriores, O.S. já entregues. Isso fica arquivado no sistema antigo, e você mantém o acesso de consulta até o contrato acabar.
A semana da virada
O jeito que funciona não é desligar um e ligar o outro no mesmo minuto. É rodar os dois por alguns dias.
- Segunda a quarta: importar clientes, produtos e contas a receber no sistema novo. Conferir por amostragem — pegue 10 clientes ao acaso e confira nome, telefone e receita
- Quinta: fazer o inventário do estoque e ajustar os saldos no sistema novo. É o melhor momento para acertar o que nunca bateu
- Sexta: treinar a equipe com a loja funcionando. Cada venda é registrada nos dois sistemas — dá trabalho por um dia e elimina o susto
- Segunda seguinte: vender só no novo. O antigo fica aberto para consulta
Quando trocar
Escolha o período mais fraco do seu mês, nunca a semana de pico. E evite datas com movimento: volta às aulas, Natal, Dia das Mães.
Se a sua loja tem um dia mais parado na semana, comece por ele. Migração feita em correria é migração feita errada.
Cuidados com o contrato antigo
- Prazo de aviso: muitos contratos pedem 30 dias. Avise no prazo para não pagar mês extra
- Multa por saída antecipada: confira se existe e quanto é, antes de assinar o novo
- Acesso depois do cancelamento: pergunte por quanto tempo você ainda consegue consultar. Se for zero, tire tudo antes
- Seus XML fiscais: baixe todos. A obrigação de guardar é sua, não do fornecedor
Não cancele o antigo no mesmo dia em que liga o novo. Segure um mês de sobreposição. É o seguro mais barato que existe — se algo faltar, você ainda tem onde consultar.
O que perguntar a quem vai te vender o novo
- Quem faz a importação: vocês ou eu?
- Está incluso no plano ou é cobrado à parte?
- Quanto tempo leva, do envio do arquivo até estar tudo dentro?
- O que exatamente vocês conseguem importar do meu sistema atual?
- Tem treinamento para a equipe? Como funciona?
- E se eu quiser sair de vocês um dia — como eu levo meus dados?
Essa última pergunta é a mais reveladora. Quem responde com naturalidade não tem nada a esconder. Quem se incomoda com ela, está te avisando de alguma coisa.
Prepare a equipe, não só o sistema
A resistência não vem do software, vem de quem usa. Vendedor que faz do mesmo jeito há cinco anos vai reclamar nos primeiros dias — isso é normal e passa.
O que ajuda: escolher uma pessoa da loja como referência, treinar ela primeiro e deixar que ela ensine as outras. Colega ensinando funciona melhor que manual.
